Ohjeet

Inkoon Säästöpankkisäätiö on uudistanut avustusten hakemusmenettelyä ja olemmekin siirtyneet täysin sähköiseen hakemusjärjestelmään. Paperi- tai pdf-lomakkeita ei ole lainkaan käytössä enää. Tutustu hakemusohjeisiin alla.

Hakemus

Yksi yhdistys voi jättää vain yhden hakemuksen, vaikka käyttökohteita olisi useita. Samalla hakemuslomakkeella on mahdollista eritellä hankkeet omine budjetteineen. 

Valitse kategoria

Helpottaaksemme seurantaa olemme luoneet erilaisia luokkia hakemukseen. Mikäli hakemus koskee useampia luokkia, pyydämme yhdistystä valitsemaan luokka, jota hakemus ensisijaisesti koskee:

–          Talous ja säästäminen
–          Yhdistystalot
–          Liikunta ja nuoriso
–          Taide, musiikki ja kulttuuri
–          Senioritoiminta
–          Muu yleishyödyllinen yhdistystoiminta

Missä hakemus tehdään?

Klikkaa yllä olevaa ”Tee uusi hakemus / Muokkaa hakemus” nappia ja sinut siirretään suoraan hakemusjärjestelmään. Tarvittaessa voit muuttaa hakemuksen kieli järjestelmässä. 

Helpottaaksemme hakemusmenettelyä Sinun ei tarvitse kirjautua tai tunnistautua. Järjestelmässä voit navigoida eteen ja taakse, sekä täydentää tietoja tarvittaessa.

Milloin voi hakea avustusta?

Hakemuslomake on auki vuosittain 1.3. – 30.9. Hakemus on vapaasti vielä muokattavissa hakuajan jälkeenkin aina 10.10. asti. Kaikki hakemukset käsitellään vasta hakemusajan päätyttyä lokakuun lopussa tai marraskuun alussa ja jokaiselle ilmoitetaan päätöksestä henkilökohtaisesti.

Yhteyshenkilöt

Hakemusjärjestelmään tulee syöttää kahden yhteyshenkilön tiedot. Yhdistys valitsee itse yhteyshenkilöitään, mutta toivomme molempien kuuluvan yhdistyksen hallitukseen tai muuten vain toimivan yhdistyksen toiminnanjohtajana päätöksentekijöinä.

Projektin kuvaus

Järjestelmässä on kaksi kenttää hakemuksen kuvausta varten. Nämä ovat hakemuksen tarkoitus ja hakemuksen kuvaus. Hakemuksen tarkoitus on lyhyt kuvaus avustuksen käyttökohteesta. Tämä tieto voidaan käyttää sellaisenaan, kun avustukset julkistetaan yleisölle. Näin yleisö ja media tietää mihin eri tarkoituksiin avustuksia on myönnetty.

Pidemmässä kuvauksessa yhdistys perustelee tarkemmin, millaisesta projektista on kyse budjetteineen. Tämä kuvaus menee vain säätiön hallitukselle eikä mikään osa siitä ole julkista. Mikäli projekti on laajempi, pyydämme liittämään hakemukseen erillisen seikkaperäisen projektikuvauksen.

Eduksi on muotoilla hakemustekstit valmiiksi etukäteen, ennen kuin syötätte tietoja järjestelmään. Mitä laadukkaampi hakemus, sitä helpommin säätiön hallitus voi ottaa siihen kantaa.

Liitteet

Jotta hakemuksenne voidaan käsitellä, pyydämme toimittamaan ainakin seuraavat liitteet:

–          Yhdistysrekisteriote (enintään 6kk vanha)
–          Viimeisin allekirjoitettu tilinpäätös liitteineen
–          Toimintakertomus
–          Allekirjoitettu toiminnantarkastuskertomus

Mikäli hakemuksenne ei koske selkeää projektia, vaan on ennemminkin toiminta-avustus, pyydämme lisäksi toimittamaan toimintasuunnitelmaanne. Hakemukseen voi liittää muitakin asiaa tukevia dokumentteja.

Liitteet tallennetaan mieluiten pdf tiedostoina, joskin hakemusjärjestelmään voidaan liittää muitakin tiedostotyyppejä. Nimeä liitteet yksiselitteisesti hakemusjärjestelmässä.

Säätiöiden toimintaa on hyvinkin säädeltyä, siksi pyydämme kattavasti liitteitä. Yhdistysrekisteristä voimme esim. selvittää mahdollisia jääväystilanteita ja muista liitteistä saamme kuvan yhdistyksenne toiminnasta ja millainen vaikutus avustuksella tulee olemaan.

Hakemuksen lähettäminen

Kun kaikki tarvittavat tiedot on syötetty, lähetetään hakemus säätiölle viimeisessä vaiheessa. Hakemuksen yhteyshenkilöille lähtee vahvistusviestit tästä. Huom! Lähettäjänä lukee Desky. Heti kun hakemus on lähetetty, pystyvät säätiön hallitus ja asiamies tutustumaan hakemukseen ja sen liitteisiin.

Mikäli hakemus pitäisi muokata tai täydentää on tämä mahdollista viimeistään 10.10. asti vahvistusviestissä olevan linkin kautta. Samassa viestissä on hakemuksen avaintunnus. Käytä tätä tunnusta muokataksesi hakemuksenne tietoja. Pääset hakemuksen muokkaukseen myös kotisivujemme kautta samalla avaintunnuksella. Säilytä siis tämä vahvistusviesti. Mikäli säätiön hallitus toivoo lisätietoja, lähetämme siitä pyynnön sähköpostitse yhteyshenkilöille.

Selvitys varojen käytöstä

Alle 5.000€ avustukset eivät yleensä vaadi selvitystä. Yli 5.000€ avustukset voidaan tarvittaessa maksaa yhdistykselle laskuja vastaan. Yli 10.000€ avustukset edellyttävät aina selvitystä avustuksen käytöstä. Vuoden 2023 osalta päätimme pyytää selvitystä avustusten käytöstä kaikilta avustuksen saaneilta summasta riippumatta. Tämän menettelyn tarkoituksena on kehittää avustusten myöntöprosessia.

Selvitys voi olla lyhyt selonteko varojen käytöstä, kuvaus projektin toteutuksesta tai kuvia projektin laskuista. Selvitys saa mielellään olla lyhyt ja ytimekäs. Tee selvitys täällä. 

Hakijat hyväksyvät, että säätiö pidättää itsellään oikeuden julkaista myönnetyt avustukset.

Tarvittaessa voit olla yhteydessä meihin info@sparbanksstiftelseninga.fi tai asiamieheen Svenne Holmströmiin 044-766 9568.